Arbeitszeugnis: Anspruch, Noten, Geheimcodes & Berichtigung

Anspruch auf ein Arbeitszeugnis

Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis ergibt sich aus § 109 GewO (für Arbeitnehmer) bzw. § 630 BGB (subsidiär). Jeder Arbeitnehmer hat bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses – egal ob durch Kündigung, Aufhebungsvertrag oder Befristungsablauf – das Recht, ein schriftliches Zeugnis zu verlangen. Dabei wird zwischen dem einfachen und dem qualifizierten Zeugnis unterschieden.

• Einfaches Zeugnis: Art und Dauer der Beschäftigung, keine Bewertung.
• Qualifiziertes Zeugnis: Zusätzlich Leistungs- und Verhaltensbewertung – der Regelfall.
• Anspruch bei jeder Beendigungsart: Kündigung, Aufhebungsvertrag, Befristungsablauf.
• Schriftform erforderlich: Das Zeugnis muss auf Firmenpapier gedruckt und eigenhändig unterschrieben sein.
• Verjährung: 3 Jahre (§ 195 BGB), Verwirkung aber oft schon nach 6–12 Monaten.

Das einfache Zeugnis beschränkt sich auf Angaben zur Art und Dauer der Beschäftigung. Das qualifizierte Zeugnis umfasst darüber hinaus die Beurteilung von Leistung und Sozialverhalten und ist in der Praxis der Regelfall. Die Verjährungsfrist beträgt 3 Jahre (§ 195 BGB), allerdings hat das BAG entschieden, dass der Anspruch deutlich früher verwirkt werden kann – eine Geltendmachung innerhalb von 6 bis 12 Monaten nach Ausscheiden ist empfehlenswert.

Aufbau und Pflichtinhalte eines qualifizierten Zeugnisses

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis folgt einem standardisierten Aufbau, der sich in der Praxis fest etabliert hat. Abweichungen von dieser Struktur können bereits als verstecktes Negativsignal gewertet werden – das sogenannte „beredte Schweigen“. Personalverantwortliche kennen den üblichen Aufbau und achten gezielt auf fehlende Bestandteile.

Besonders wichtig ist die Schlussformel: Sie enthält typischerweise den Dank für die geleistete Arbeit, das Bedauern über das Ausscheiden und gute Wünsche für die Zukunft. Obwohl das BAG entschieden hat, dass kein Rechtsanspruch auf eine Schlussformel besteht, ist ihr Fehlen in der Praxis ein stark negatives Signal.

Zeugnissprache entschlüsseln: Notenskala

Die Zeugnissprache ist ein System verschlüsselter Bewertungen, das sich über Jahrzehnte etabliert hat. Für Laien sind die Unterschiede zwischen den Noten oft kaum erkennbar – ein einziges fehlendes Wort kann den Unterschied zwischen „sehr gut“ und „befriedigend“ ausmachen.

Das Grundprinzip der Zeugnissprache ist die Steigerungslogik: Je mehr Superlative und Verstärkungen verwendet werden, desto besser die Note. „Stets“ verstärkt die Bewertung, „vollsten“ ist der höchste Superlativ. Umgekehrt sind Formulierungen wie „im Großen und Ganzen“ oder „hat sich bemüht“ deutliche Negativsignale. Das BAG hat in seiner Mittelwert-Theorie die Note „befriedigend“ als Ausgangspunkt festgelegt.

Verbotene Geheimcodes und versteckte Formulierungen

§ 109 Abs. 2 GewO verbietet ausdrücklich Merkmale und Formulierungen im Arbeitszeugnis, die den Zweck haben, eine andere als die wörtliche Aussage über den Arbeitnehmer zu treffen. Trotz dieses Verbots existieren in der Praxis zahlreiche Codes und Verschlüsselungstechniken, die sich über Jahrzehnte etabliert haben.

• „Er war ein geselliger Mitarbeiter“ → Hinweis auf übermäßigen Alkoholkonsum.
• „Sie zeigte besonderes Einfühlungsvermögen für die Belange der Kollegen“ → Hinweis auf sexuelle Belästigung oder unangemessenes Verhalten.
• „Er erledigte alle Aufgaben ordnungsgemäß und pflichtbewusst“ → Hinweis auf fehlende Eigeninitiative und bloßes Dienst-nach-Vorschrift.
• „Sie trug durch ihre Geselligkeit zur Verbesserung des Betriebsklimas bei“ → Hinweis auf Alkoholprobleme.
• „Er verstand es, seine Aufgaben mit Geschick zu delegieren“ → Hinweis auf eigene Arbeitsunwilligkeit.
• Fehlen der Reihenfolge „Vorgesetzte, Kollegen, Kunden“ → Probleme mit der genannten Gruppe.

Neben den klassischen Formulierungscodes gibt es die sogenannte Auslassungstechnik – auch „beredtes Schweigen“ genannt. Dabei werden übliche Bestandteile eines Zeugnisses bewusst weggelassen, um eine negative Bewertung zu signalisieren. Fehlt beispielsweise die Verhaltensbewertung gegenüber Kunden, obwohl der Arbeitnehmer Kundenkontakt hatte, deutet dies auf Probleme im Kundenumgang hin.

Arbeitszeugnis berichtigen lassen

Wenn das Arbeitszeugnis fehlerhaft, unvollständig oder unangemessen negativ formuliert ist, haben Sie das Recht, eine Berichtigung zu verlangen. Der erste Schritt ist immer die außergerichtliche Aufforderung an den Arbeitgeber, das Zeugnis zu korrigieren. Dabei sollten Sie konkret benennen, welche Formulierungen Sie beanstanden und welche Änderungen Sie wünschen.

• Außergerichtliche Aufforderung: Schriftlich, konkrete Beanstandungen, Fristsetzung (2–3 Wochen).
• Arbeitsgericht: Klage auf Zeugnisberichtigung, wenn der Arbeitgeber nicht reagiert.
• Beweislast: Arbeitnehmer für bessere Note als „befriedigend“, Arbeitgeber für schlechtere.
• Kosten: Jede Partei trägt ihre eigenen Kosten in der 1. Instanz (kein Anwaltszwang).
• Frist: Keine Klagefrist, aber zeitnahe Geltendmachung empfohlen (innerhalb von 2–3 Wochen nach Erhalt).

Kommt der Arbeitgeber der Berichtigungsaufforderung nicht nach, können Sie Klage vor dem Arbeitsgericht erheben. Hier kommt die Mittelwert-Theorie des BAG zum Tragen (BAG, Urteil vom 18.11.2014 – 9 AZR 584/13): Die Note „befriedigend“ gilt als Durchschnittsnote und damit als Ausgangspunkt. Wer eine bessere Note beansprucht, muss selbst beweisen, dass seine Leistungen überdurchschnittlich waren. Die Kosten des Arbeitsgerichtsverfahrens in der ersten Instanz trägt jede Partei selbst – auch bei Gewinn des Prozesses.

Zwischenzeugnis: Anspruch und Anlässe

Ein Zwischenzeugnis ist ein Arbeitszeugnis, das während des laufenden Arbeitsverhältnisses ausgestellt wird. Anders als das Endzeugnis gibt es keinen allgemeinen gesetzlichen Anspruch auf ein Zwischenzeugnis. Ein solches kann jedoch bei einem berechtigten Anlass verlangt werden – die Rechtsprechung hat hierzu verschiedene Fallgruppen entwickelt.

• Versetzung oder Wechsel des Vorgesetzten: Häufigster Anlass.
• Elternzeit oder längere Abwesenheit: Vor einer längeren Unterbrechung das Zwischenzeugnis sichern.
• Betriebsübergang nach § 613a BGB: Bei Übernahme durch einen neuen Arbeitgeber.
• Bevorstehende Kündigung: Wenn absehbar ist, dass das Arbeitsverhältnis enden könnte.
• Bewerbung auf eine neue Stelle: In der Regel anerkannter berechtigter Anlass.
• Tarifvertraglicher Anspruch: Viele Tarifverträge sehen einen ausdrücklichen Anspruch vor.

Das Zwischenzeugnis hat eine wichtige strategische Bedeutung: Es entfaltet eine Bindungswirkung für das spätere Endzeugnis. Der Arbeitgeber kann im Endzeugnis grundsätzlich nicht ohne sachlichen Grund von den Bewertungen des Zwischenzeugnisses abweichen. Ein gutes Zwischenzeugnis ist daher eine wertvolle Absicherung.

Praktische Tipps zum Arbeitszeugnis

In der Praxis empfiehlt es sich, beim Arbeitszeugnis proaktiv zu handeln – nicht erst reagieren, wenn das Zeugnis bereits ausgestellt ist. Viele Arbeitgeber sind sogar dankbar, wenn der Arbeitnehmer einen Entwurf vorlegt, da die Zeugniserstellung zeitaufwändig ist.

• Eigenen Entwurf vorbereiten: Viele Arbeitgeber übernehmen den Entwurf des Arbeitnehmers ganz oder mit leichten Anpassungen.
• Zeugnisgeneratoren nutzen: Hilfreich als Ausgangspunkt für die eigene Formulierung.
• Schriftform beachten: Firmenpapier, eigenhändige Unterschrift, kein elektronisches Zeugnis.
• Äußere Form prüfen: Keine Knicke, Flecken oder ungewöhnliche Formatierung.
• Zeitnah anfordern: Nicht länger als 6 Monate nach Ausscheiden warten.
• Zwischenzeugnis als Absicherung: Bei Vorgesetztenwechsel oder vor einer Kündigung.

Formal muss das Arbeitszeugnis auf Firmenpapier gedruckt und von einer vertretungsberechtigten Person eigenhändig unterschrieben sein. Ein elektronisches Zeugnis (E-Mail, PDF) erfüllt das Schriftformerfordernis nicht. Wenn Sie eine Vorlage für die Anforderung eines Arbeitszeugnisses benötigen, nutzen Sie unseren Arbeitszeugnis-Generator.