Arbeitszeugnis: Anspruch, Noten, Geheimcodes & Berichtigung

Anspruch auf ein Arbeitszeugnis

Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses besteht nach § 109 GewO Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis über Art und Dauer der Tätigkeit. Auf Verlangen muss es auch Leistung und Verhalten bewerten. Mit Einwilligung des Arbeitnehmers kann es in gesetzlicher elektronischer Form erteilt werden (§ 109 Abs. 3 GewO).

• Einfaches Zeugnis: Art und Dauer der Tätigkeit
• Qualifiziertes Zeugnis: Leistung und Verhalten auf Verlangen
• Schriftliches Zeugnis oder mit Einwilligung elektronische Form nach § 109 Abs. 3 GewO
• Bei elektronischer Form die Anforderungen des § 126a BGB beachten
• Verjährung, wirksame Ausschlussfristen und Verwirkung im Einzelfall prüfen

Die regelmäßige Verjährung beträgt nach § 195 BGB drei Jahre; der Beginn richtet sich nach § 199 BGB. Kürzere wirksame vertragliche oder tarifliche Ausschlussfristen sowie Verwirkung können im Einzelfall relevant sein. Fordern Sie das Zeugnis nach einer Kündigung oder einem Aufhebungsvertrag möglichst zeitnah an.

Aufbau und Pflichtinhalte eines qualifizierten Zeugnisses

Ein qualifiziertes Zeugnis beschreibt neben Art und Dauer der Beschäftigung auch Leistung und Verhalten. Aufbau und notwendige Angaben richten sich nach Tätigkeit und Einzelfall; nicht jede Abweichung von einem Muster ist eine unzulässige negative Aussage.

Eine Schlussformel mit Dank, Bedauern und guten Wünschen ist verbreitet. Ein allgemeiner gesetzlicher Anspruch auf sie besteht nach der Rechtsprechung grundsätzlich nicht; vertragliche Vereinbarungen sind gesondert zu prüfen.

Zeugnissprache entschlüsseln: Notenskala

Bestimmte Leistungsformulierungen werden in der Praxis häufig als Hinweise auf eine Bewertung verstanden. Ihre Bedeutung ist im Zusammenhang des gesamten Zeugnisses und der konkreten Tätigkeit zu prüfen; eine gesetzlich verbindliche Notenskala gibt es nicht.

Das BAG hat für den Fall einer Bewertung „zur vollen Zufriedenheit“ entschieden: Wer eine überdurchschnittliche Bewertung verlangt, muss entsprechende Leistungen darlegen und gegebenenfalls beweisen (9 AZR 584/13). Das begründet keinen Anspruch auf bestimmte Superlative unabhängig von der tatsächlichen Leistung.

Verbotene Geheimcodes und versteckte Formulierungen

§ 109 Abs. 2 GewO verbietet ausdrücklich Merkmale und Formulierungen im Arbeitszeugnis, die den Zweck haben, eine andere als die wörtliche Aussage über den Arbeitnehmer zu treffen. Trotz dieses Verbots existieren in der Praxis zahlreiche Codes und Verschlüsselungstechniken, die sich über Jahrzehnte etabliert haben.

• Zeugnis auf klare und verständliche Aussagen prüfen
• Leistungs- und Verhaltensbewertung im Zusammenhang lesen
• Auffällige Auslassungen anhand der konkreten Tätigkeit prüfen
• Unklare oder unrichtige Aussagen sachlich beanstanden
• Bei Streit fachkundige Prüfung erwägen

Einzelne Formulierungen und Auslassungen müssen im Gesamtzusammenhang und mit Blick auf die konkrete Tätigkeit beurteilt werden. Eine feste Übersetzung einzelner Worte in besonders schwere Vorwürfe ist nicht verlässlich.

Arbeitszeugnis berichtigen lassen

Wenn das Arbeitszeugnis fehlerhaft, unvollständig oder unangemessen negativ formuliert ist, haben Sie das Recht, eine Berichtigung zu verlangen. Ein praktischer erster Schritt kann die außergerichtliche Aufforderung an den Arbeitgeber sein, das Zeugnis zu korrigieren. Dabei sollten Sie konkret benennen, welche Formulierungen Sie beanstanden und welche Änderungen Sie wünschen.

• Konkrete unrichtige oder unklare Passagen benennen
• Arbeitgeber zur Prüfung und Korrektur auffordern
• Bei Streit gerichtliche Berichtigung und Beweismittel prüfen
• Mögliche vertragliche oder tarifliche Ausschlussfristen beachten
• Eigene Anwalts- und mögliche Gerichtskosten getrennt prüfen

Eine gerichtliche Berichtigung ist möglich. Wer bei einer durchschnittlichen Gesamtbewertung eine überdurchschnittliche Bewertung verlangt, muss die besseren Leistungen grundsätzlich darlegen und gegebenenfalls beweisen (BAG 9 AZR 584/13). In der ersten Instanz werden eigene Anwaltskosten grundsätzlich nicht von der Gegenseite erstattet; Gerichtskosten sind gesondert zu betrachten (§ 12a ArbGG).

Zwischenzeugnis: Anspruch und Anlässe

Ein Zwischenzeugnis ist ein Arbeitszeugnis, das während des laufenden Arbeitsverhältnisses ausgestellt wird. Anders als das Endzeugnis gibt es keinen allgemeinen gesetzlichen Anspruch auf ein Zwischenzeugnis. Ein solches kann jedoch bei einem berechtigten Anlass verlangt werden – die Rechtsprechung hat hierzu verschiedene Fallgruppen entwickelt.

• Versetzung oder Wechsel des Vorgesetzten: Häufigster Anlass.
• Elternzeit oder längere Abwesenheit: Vor einer längeren Unterbrechung das Zwischenzeugnis sichern.
• Betriebsübergang nach § 613a BGB: Bei Übernahme durch einen neuen Arbeitgeber.
• Bevorstehende Kündigung: Wenn absehbar ist, dass das Arbeitsverhältnis enden könnte.
• Bevorstehendes Ende und benötigtes Zwischenzeugnis für Bewerbungen: möglicher berechtigter Anlass.
• Tarifvertraglicher Anspruch: Viele Tarifverträge sehen einen ausdrücklichen Anspruch vor.

Ein Zwischenzeugnis kann für das spätere Endzeugnis bedeutsam sein. Eine frühere Bewertung kann den Arbeitgeber binden; ob eine Abweichung gerechtfertigt ist, hängt insbesondere vom bewerteten Zeitraum und späteren Entwicklungen ab. Ein gutes Zwischenzeugnis ist daher eine wertvolle Absicherung.

Praktische Tipps zum Arbeitszeugnis

In der Praxis empfiehlt es sich, beim Arbeitszeugnis proaktiv zu handeln – nicht erst reagieren, wenn das Zeugnis bereits ausgestellt ist. Viele Arbeitgeber sind sogar dankbar, wenn der Arbeitnehmer einen Entwurf vorlegt, da die Zeugniserstellung zeitaufwändig ist.

• Zeugnis frühzeitig anfordern und bei Bedarf qualifiziertes Zeugnis verlangen
• Tätigkeiten und wesentliche Leistungen prüfen
• Bei elektronischer Erteilung Einwilligung und qualifizierte elektronische Signatur beachten
• Mögliche Ausschlussfristen im Arbeits- oder Tarifvertrag beachten
• Bei berechtigtem Anlass ein Zwischenzeugnis prüfen

Mit unserer Vorlage zum Anfordern eines Arbeitszeugnisses können Sie Ihr Anliegen formulieren. Das Zeugnis wird grundsätzlich schriftlich erteilt. Mit Einwilligung des Arbeitnehmers ist die elektronische Form möglich; diese erfordert grundsätzlich eine qualifizierte elektronische Signatur (§ 126a BGB). Eine einfache E-Mail oder ein unsigniertes PDF allein genügen der elektronischen Form nicht.